Thủ tục thành lập công ty là gì?

Thủ tục thành lập công ty là bước đầu tiên để hợp thức hóa hoạt động kinh doanh và mở rộng quy mô. Bao gồm toàn bộ các bước pháp lý mà cá nhân hoặc tổ chức phải thực hiện để đăng ký một doanh nghiệp hợp pháp, nhằm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (giấy phép kinh doanh).

Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp khó khăn vì không nắm rõ hồ sơ, quy trình và các nghĩa vụ sau khi thành lập. Trong bài viết này, MB Tax [Link] sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập công ty mới nhất 2026, giúp bạn hiểu rõ và tránh các sai sót pháp lý ngay từ đầu.

→ Tham khảo ngay: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói

Khi nào nên thành lập công ty?

Việc xác định đúng thời điểm chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên mô hình doanh nghiệp là một bài toán chiến lược quan trọng. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa lợi nhuận mà còn giảm thiểu tối đa các rủi ro pháp lý về sau. 

Thông thường việc tiến hành thủ tục thành lập công ty dựa trên các yếu tố sau:

Doanh thu tăng trưởng mạnh (Trên 1 tỷ đồng/năm): Khi quy mô dòng tiền lớn, việc thành lập doanh nghiệp giúp bạn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế thông qua cơ chế khấu trừ chi phí hợp lệ.

Nhu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Để mở rộng hợp tác với các đối tác và doanh nghiệp lớn, hóa đơn VAT là điều kiện tiên quyết giúp tăng uy tín, sự chuyên nghiệp và minh bạch trong giao dịch.

Chi phí vận hành cao (Chiếm trên 30 - 40% doanh thu): Ở mô hình công ty, toàn bộ chi phí thực tế (mặt bằng, lương nhân sự, nguyên vật liệu...) được tính vào chi phí hợp lý để giảm trừ trực tiếp vào thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.

Bảo vệ tài sản cá nhân: Lựa chọn các loại hình như công ty TNHH giúp chủ sở hữu tách biệt hoàn toàn tài sản riêng với tài sản kinh doanh. Bạn chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn đã góp, tránh rủi ro khi có tranh chấp hoặc nợ nần phát sinh.

Mở rộng quy mô và định vị thương hiệu: Thành lập pháp nhân là nền tảng để xây dựng hệ thống quản trị chuyên nghiệp, dễ dàng mở thêm chi nhánh và phát triển thương hiệu bền vững trên thị trường.

Thành lập công ty cần những điều kiện nào?

Để hiện thực hóa ý tưởng kinh doanh và đảm bảo hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng, chủ doanh nghiệp cần nắm vững các điều kiện pháp lý cơ bản. Cùng MB Tax điểm qua các điều kiện thành lập công ty mới nhất dưới đây:

Chủ sở hữu và Người đại diện pháp luật: Phải là cá nhân từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và giấy tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu) còn hiệu lực. Lưu ý, người đại diện không được thuộc các đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp.

Địa chỉ trụ sở chính: Doanh nghiệp phải có địa chỉ hoạt động thực tế trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định rõ ràng từ số nhà đến đơn vị hành chính cấp xã/phường. Theo quy định, không được đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở.

Mức vốn điều lệ: Đây là tổng số vốn mà chủ sở hữu hoặc các thành viên cam kết góp trong một thời hạn nhất định (thông thường là 90 ngày kể từ ngày cấp phép). Số vốn này phải được ghi nhận rõ ràng trong Điều lệ công ty để làm căn cứ xác định trách nhiệm tài chính.

Ngành nghề kinh doanh: Doanh nghiệp được tự do đăng ký kinh doanh những ngành nghề mà pháp luật không cấm. Tuy nhiên, đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cần đảm bảo đáp ứng thêm các yêu cầu về vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép con tương ứng. Các ngành, nghề thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh theo Điều 6 Luật Đầu tư 2020 thì không được phép đăng ký kinh doanh.

Lựa chọn loại hình doanh nghiệp: Tùy vào số lượng thành viên và mục tiêu quản trị, có thể lựa chọn 1 trong 5 loại hình phổ biến: Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân hoặc Công ty Hợp danh.

Đặt tên công ty: Việc đặt tên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Theo đó, tên tiếng Việt của công ty phải đảm bảo cấu trúc: "Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng". 

Chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điều cấm như: 

• • Không đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với các đơn vị đã đăng ký trên toàn quốc;

  • Không sử dụng tên cơ quan Nhà nước, đơn vị vũ trang hay các tổ chức chính trị - xã hội khi chưa được phép;

  • Tuyệt đối không vi phạm thuần phong mỹ tục, đạo đức dân tộc. 

Đặc biệt, doanh nghiệp không được sử dụng nhãn hiệu hoặc tên thương mại đang được bảo hộ để cấu thành tên riêng của mình. Để đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh chóng, bạn nên tra cứu kỹ lưỡng trên Cơ sở dữ liệu quốc gia và các hệ thống sở hữu trí tuệ trước khi đăng ký.

Nộp hồ sơ thành lập công ty ở đâu?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ làm thủ tục thành lập công ty có thể được tiến hành qua 2 phương pháp. Cần xác định rõ cơ quan có thẩm quyền để tránh mất thời gian di chuyển:

• Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

• Cách 2: Đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin Quốc gia. Đây là hình thức phổ biến nhất hiện nay.

 

Quy trình, thủ tục thành lập công ty mới nhất

Bước 1: Chuẩn bị thông tin cơ bản

Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký thành lập công ty phải được chuẩn bị đầy đủ theo quy định đối với từng loại hình doanh nghiệp.

Tùy loại hình nhưng hồ sơ chung cơ bản gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu riêng cho từng loại hình).

• Điều lệ công ty (có đầy đủ chữ ký của chủ sở hữu/thành viên/cổ đông).

• Danh sách thành viên/cổ đông 

• Bản sao giấy tờ pháp lý.

• CCCD/CMND/hộ chiếu (cá nhân).

• Giấy phép (tổ chức).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, hồ sơ xin Đăng ký thành lập công ty có thể được nộp thông qua 1 trong 2 hình thức:

• Trực tuyến (được khuyến khích): thông qua Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Nộp trực tiếp tại Sở KH&ĐT được phân cấp theo cấp tỉnh.

Bước 3: Nhận kết quả

Hồ sơ xin đăng ký thành lập công ty sẽ được chờ cấp và xem xét xử lý trong vòng 03 ngày làm việc, tính từ ngày bộ hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận, không bao gồm thời gian vận chuyển kết quả hồ sơ trả về. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu và được xét duyệt chấp thuận, chủ doanh nghiệp sẽ nhận được: Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp và Mã số thuế của doanh nghiệp.

Bước 4: Làm con dấu pháp nhân

Khi được xét duyệt đăng ký thành lập công ty thành công, doanh nghiệp có thể chính thức đi vào hoạt động kinh doanh dưới tư cách pháp nhân.

• Thiết kế mẫu dấu: Doanh nghiệp tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu.

• Khắc dấu: Thực hiện tại các cơ sở khắc dấu (thời gian 1-2 ngày).

• Doanh nghiệp không bắt buộc phải thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia. Tuy nhiên, vẫn phải quy định rõ về việc quản lý và sử dụng con dấu trong điều lệ công ty.

Bước 5: Thủ tục sau thành lập (Bắt buộc)

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau để đảm bảo đủ điều kiện hoạt động hợp pháp:

1. Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty

Doanh nghiệp phải treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký. Nội dung gồm: Tên doanh nghiệp; Mã số thuế; Địa chỉ trụ sở.

2. Mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng để phục vụ hoạt động giao dịch. Các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính chi phí hợp lý (thuế TNDN) và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

3. Đăng ký sử dụng chữ ký số (Token)

Pháp luật không quy định bắt buộc phải có chữ ký số, tuy nhiên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số để:

• Kê khai thuế điện tử.

• Nộp thuế điện tử.

• Sử dụng hóa đơn điện tử.

• Giao dịch BHXH điện tử.

4. Đăng ký thuế điện tử và thực hiện nghĩa vụ khai thuế

Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế, Doanh nghiệp thực hiện:

• Đăng ký tài khoản thuế điện tử (Etax).

• Thực hiện kê khai thuế theo kỳ.

• Nộp thuế điện tử

Trường hợp chậm nộp hồ sơ khai thuế, doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo.

5. Lệ phí môn bài (Quy định mới từ 2026)

• Tại Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, Nhà nước chính thức chấm dứt việc thu, nộp lệ phí môn bài (thuế môn bài) trên phạm vi toàn quốc, kể từ ngày 01/01/2026. 

• Theo chỉ đạo của Cục Thuế, người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài đối với năm 2026 và các năm tiếp theo.

6. Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định của pháp luật về quản lý thuế (Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn), hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, đây là điều kiện bắt buộc để: 

• Xuất hóa đơn cho khách hàng

• Ghi nhận doanh thu hợp pháp.

7. Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT

Quy định mới nhất tại Thông tư 40/2025/TT-BTC, doanh nghiệp mới thành lập thực hiện kê khai thuế GTGT dựa trên phương pháp tính thuế thực tế đã đăng ký:

• Phương pháp khấu trừ: Sử dụng mẫu tờ khai 01/GTGT (kinh doanh thông thường), 02/GTGT (dự án đầu tư thuộc diện hoàn thuế) hoặc 05/GTGT (xây dựng, bất động sản ngoại tỉnh).

• Phương pháp tính trực tiếp: Sử dụng mẫu tờ khai 04/GTGT cho hoạt động kinh doanh chung hoặc 03/GTGT đối với lĩnh vực mua bán, chế tác vàng bạc, đá quý.

Trường hợp nếu doanh nghiệp đủ điều kiện áp dụng phương pháp khấu trừ: Doanh nghiệp sẽ lập và nộp Tờ khai Mẫu 01/GTGT cho kỳ tính thuế đầu tiên.

→ Nếu bạn cần hỗ trợ trọn gói, tham khảo ngay dịch vụ thành lập công ty tại đây: [Link]

Kết quả sau khi đã hoàn thành thủ tục thành lập công ty về mặt pháp lý bao gồm những gì?

Sau khi hoàn tất các thủ tục pháp lý, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng bộ hồ sơ kết quả trả về để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Bao gồm:

• Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp (ERC), Điều lệ công ty, Bố cáo thành lập, Giấy chứng nhận góp vốn và Sổ đăng ký thành viên.

• Con dấu doanh nghiệp: Con dấu pháp nhân kèm theo Giấy xác nhận mẫu dấu từ cơ sở khắc dấu.

• Thông tin doanh nghiệp được công bố trên Cổng thông tin quốc gia: Minh bạch pháp lý, đối tác có thể tra cứu.

• Tư cách pháp lý để hoạt động kinh doanh - Doanh nghiệp có quyền: Ký hợp đồng; Xuất hóa đơn (sau khi đăng ký); Mở tài khoản ngân hàng; Tuyển dụng lao động.

• Tình trạng pháp lý trên hệ thống thuế: Sau khi thành lập, doanh nghiệp được Cơ quan thuế quản lý, ghi nhận trạng thái “đang hoạt động”.

• Hồ sơ ngân hàng: Thông báo về việc mở và sử dụng tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp đã nộp lên Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Ưu và nhược điểm khi thành lập công ty

Việc chuyển đổi sang mô hình công ty mang lại nhiều lợi thế chiến lược nhưng cũng đi kèm với những trách nhiệm pháp lý khắt khe mà chủ doanh nghiệp cần lưu ý:

Ưu điểm khi tiến hành thành lập công ty

• Tư cách pháp nhân độc lập: Doanh nghiệp có tên riêng, tài sản và con dấu pháp nhân. Điều này giúp tách biệt tài sản cá nhân và doanh nghiệp, tạo sự chuyên nghiệp và minh bạch trong mọi giao dịch.

• Hợp thức hóa chi phí: Công ty có quyền xuất hóa đơn đỏ (VAT), giúp đối tác và khách hàng dễ dàng khấu trừ chi phí, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh khi ký kết các hợp đồng lớn.

• Gia tăng uy tín và niềm tin: Được Nhà nước bảo hộ và pháp luật quy định rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng tạo dựng niềm tin với khách hàng, ngân hàng và các tổ chức tài chính để huy động vốn.

Nhược điểm khi tiến hành thành lập công ty

• Trách nhiệm kê khai thuế phức tạp: Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện báo cáo thuế định kỳ (hàng quý, hàng năm) bao gồm: Thuế GTGT, Thuế TNCN, Thuế TNDN.

• Nghĩa vụ tài chính phát sinh: Tùy theo lĩnh vực kinh doanh, công ty còn có thể phải nộp thêm các loại thuế đặc thù như Thuế xuất nhập khẩu, Thuế tiêu thụ đặc biệt hay Thuế bảo vệ môi trường.

• Quản lý sổ sách kế toán: Khác với hộ kinh doanh, công ty cần hệ thống sổ sách kế toán bài bản để phản ánh đúng lợi nhuận thực tế làm căn cứ nộp thuế TNDN.

Các câu hỏi thường gặp khi thành lập công ty

Câu hỏi 1: Thời gian hoàn tất thủ tục thành lập công ty là bao lâu?

Tổng thời gian thực hiện quy trình thường kéo dài khoảng 07 ngày làm việc. Trong đó, sau khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền sẽ thẩm định và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 03 ngày làm việc. Thời gian còn lại dành cho chuẩn bị hồ sơ, khắc con dấu và công bố thông tin (không bao gồm thời gian vận chuyển kết quả qua bưu điện).

Câu hỏi 2: Có cần kế toán ngay sau khi thành lập không?

Câu trả lời là Có. Ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp chính thức phát sinh các nghĩa vụ pháp lý và thuế với Nhà nước. Việc tuân thủ đúng quy định ngay từ đầu là yếu tố then chốt để tránh các rủi ro tài chính không đáng có. Cụ thể:

• Về nghĩa vụ kê khai thuế: Phải thực hiện báo cáo định kỳ. Lưu ý: Ngay cả khi chưa phát sinh doanh thu hay chi phí, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải nộp tờ khai thuế (tờ khai trắng/tờ khai số 0) theo đúng thời hạn quy định.

• Về sổ sách kế toán: Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp quyết toán thuế cuối năm và minh bạch hóa tài chính với các bên liên quan.

• Về hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử để xuất cho khách hàng theo đúng quy chuẩn pháp luật, đảm bảo tính hợp pháp cho mọi giao dịch kinh doanh.

Câu hỏi 3: Quy trình xét duyệt hồ sơ diễn ra như thế nào?

Sau khi nộp hồ sơ, cán bộ pháp lý sẽ xét duyệt tính hợp lệ trong vòng 03 đến 07 ngày làm việc.

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và mã số thuế.

• Trường hợp hồ sơ cần điều chỉnh: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và hướng dẫn bổ sung, sửa đổi kịp thời.

Dịch vụ Thành lập Công ty Trọn gói tại MB Tax - Cam kết không phát sinh chi phí

Thấu hiểu những khó khăn và lo ngại của chủ doanh nghiệp trong bước đầu khởi nghiệp, MB Tax cung cấp giải pháp thành lập công ty trọn gói giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí. Chúng tôi cam kết mang lại sự an tâm tuyệt đối với quy trình chuyên nghiệp và kết quả thành công 100%.

Tại sao nên chọn dịch vụ thành lập công ty trọn gói của MB Tax?

• Nhận giấy phép kinh doanh nhanh chóng chỉ sau 03 ngày làm việc.

• Chi phí tối ưu: Phí dịch vụ cạnh tranh, trọn gói. (Cam kết không phát sinh thêm bất kỳ khoản phí ẩn nào).

• Hỗ trợ toàn diện: Tư vấn và đồng hành cùng doanh nghiệp bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm ngay cả sau khi hoàn tất thủ tục.

Lợi thế khác biệt từ MB Tax:

• Uy tín hàng đầu: Đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho mọi hồ sơ doanh nghiệp.

• Kinh nghiệm thực chiến: Xử lý hồ sơ hiệu quả, hạn chế tối đa sai sót và các trở ngại hành chính.

• Tiết kiệm nguồn lực: Giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức để tập trung vào chiến lược kinh doanh.

• Sứ mệnh đồng hành: Chúng tôi không chỉ làm thủ tục, chúng tôi xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của bạn.

Kết luận

Thủ tục thành lập công ty [Link] năm 2026 không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ trọn gói từ các đơn vị chuyên nghiệp.

Nếu bạn cần hỗ trợ thành lập công ty nhanh - đúng luật - chi phí tối ưu, hãy liên hệ ngay MB Tax [Link] để được tư vấn miễn phí.